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Therefore™ Content Connector peut « surveiller » les boîtes aux lettres, puis mémoriser automatiquement les e-mails et/ou les pièces jointes dans Therefore™. En conjonction avec un profil d'indexation des e-mails, les données d'index peuvent également être extraites automatiquement des propriétés des e-mails, voire du corps de ces derniers.

Comment configurer la surveillance des boîtes aux lettres ?

1.Cliquez avec le bouton droit de la souris sur Profils d'indexation et sélectionnez Nouveau profil pour e-mail.

2.Entrez un nom descriptif. Vous pouvez ajouter un filtre en vue d'exclure certains e-mails, par exemple. Sélectionnez à présent la catégorie de mémorisation des documents. Si vous avez configuré l'ajout automatique dans les propriétés de catégorie, vous pouvez spécifier dans Mode d'ajout automatique une option autre que Catégorie par défaut. Vous pouvez maintenant mettre en correspondance les champs de la catégorie. La liste déroulante contient divers champs e-mail standard, mais vous pouvez également affecter des champs et gérer les erreurs par le biais de fonctions de script.

3.Vous devez ensuite définir le profil de surveillance des boîtes aux lettres que doit utiliser Therefore™ Content Connector pour surveiller, puis traiter les e-mails à l'aide du profil d'indexation que vous avez créé. Sous le nœud Therefore™ Content Connector, cliquez avec le bouton droit de la souris sur Surveillance des boîtes aux lettres et sélectionnez Nouveau...

4.Vous devez maintenant définir la boîte aux lettres à surveiller. Assignez un nom au profil, puis choisissez le type de boîte aux lettres. Entrez l'adresse électronique du compte à surveiller Entrez le nom d'utilisateur et le mot de passe, puis spécifiez l'URL du service Microsoft® Exchange Web. En ce qui concerne les boîtes aux lettres IMAP4, vous devez définir le nom du serveur, le numéro du port et les paramètres de sécurité. Si un répertoire déterminé doit être surveillé, définissez-le. Vous pouvez ensuite ajouter, supprimer et modifier l'ordre des travaux. Le système utilise le premier travail correspondant de la liste. Si vous ne cochez pas la case Supprimer au terme du traitement, vous devez créer un répertoire (dans la boîte aux lettres de l'utilisateur) et le spécifier. Tous les e-mails traités y seront transférés. Vous devez également créer un répertoire (dans la boîte aux lettres de l'utilisateur) qui gérera les e-mails qu'il est impossible de mémoriser.

5.Therefore™ Content Connector traite à présent automatiquement les e-mails en fonction de la fréquence d'interrogation et des horaires configurés. Pour vérifier le bon fonctionnement du processus, ouvrez Therefore™ Console. Sous Content Connector, cliquez sur Stop, puis sur Start Scheduler (Démarrer service de programmation). Le nouveau profil de boîte aux lettres devrait être recensé. Vous pouvez maintenant attendre le traitement automatique des e-mails ou cliquer sur Run manually (Exécuter manuellement). Le journal d'activité indique les éléments traités. Si le processus s'exécute normalement, ouvrez les documents de test dans Therefore™ Navigator à titre de vérification ultime.