Migrazione da una struttura di cartelle |
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Questa esercitazione prende come esempio un reparto marketing che vuole salvare i propri file multimediali in Therefore™. Il seguente diagramma mostra la struttura di cartelle:
Come usare l'elaborazione automatica per migrare file da una struttura di cartelle
1.Per poter creare un profilo, è necessario che esista in Therefore™ una categoria idonea in cui salvare i documenti esportati. In questa fase è necessaria un'accurata pianificazione, in quanto una buona indicizzazione consentirà di agevolare sensibilmente la successiva gestione dei documenti. In questo esempio si usa la seguente categoria:
2.Avviare Document Loader e in corrispondenza di Profilo fare clic su Nuovo.
3.Viene visualizzata la finestra di dialogo Profilo. Immettere il nome profilo.
4.A questo punto selezionare la Categoria nella quale devono essere salvati i documenti. Ai campi di categoria possono essere attribuite assegnazioni dalla struttura di cartelle e le proprietà dei file. Fare clic sull'elenco a discesa di una assegnazione per visualizzare una lista di opzioni pre-configurate. Ad esempio, File Object: Title (nome di file senza estensione) si può assegnare al campo indice: File Name e File Object: Modified si può assegnare al campo indice: Last Modified.
•Se si desidera estrarre solo i primi quattro caratteri del titolo del file, si potrebbe usare: Mid(File.Title, 1, 4). •Se il formato della data dei documenti che vengono importati è differente dalla data sul sistema operativo, si può usare la funzione ToDate. Ad esempio, se i documenti hanno una data nel formato DD.MM.YYYY ma il sistema usa un'altro formato, si potrebbe usare la funzione seguente: ToDate((File.Modified), "DD.MM.YYYY") |
5.Per assegnare valori dai nomi delle cartelle, File Object: GetPath può essere usato insieme con il livello di cartella relevante. Livello 0 è la cartella che contiene i file. Il livello viene incrementato un grado per ogni cartella sopra questa.
6.In questo esempio il profilo di indicizzazione assomiglia a questo. È possibile testare l'intero profilo facendo clic su Test e selezionando un file di prova. Fare clic su OK per salvare il profilo.
7.Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla finestra di dialogo Document Loader e selezionare Opzioni.
8.Come cartella di input selezionare la cartella più alta nella gerarchia. In questo esempio si chiama "Published". Quindi selezionare la casella Includi sottocartelle. Specificare una cartella elaborata e una cartella con errori.
9.Selezionare il profilo che è stato creato. Se è necessario cancellare i file dopo averli salvati, selezionare la casella File di dati. Fare clic su OK per salvare le impostazioni.
10.Fare clic con il pulsante destro del mouse sul dialogo Document Loader e selezionare Elaborazione Automatica. Questo invia il processo di migrazione dei documenti dalla cartella di input selezzionata verso il sistema Therefore™.