Archivar
El software de gestión de la información ha revolucionado la forma en que las empresas capturan y gestionan los documentos.
Una de las ventajas más significativas es la posibilidad de capturar documentos de diversas fuentes. Capturar documentos implica digitalizar documentos en papel e importar archivos electrónicos a un repositorio digital centralizado. Therefore™ proporciona las herramientas para hacer todo eso y más.
El almacenamiento físico no sólo utiliza valiosos bienes inmuebles, sino que también dificulta mucho la recuperación de la información. Los documentos necesarios pueden estar mal archivados, dañados, perdidos o incompletos.
El software de gestión de la información Therefore™ permite archivar digitalmente los documentos, almacenarlos de forma segura y eliminarlos una vez transcurrido el plazo legalmente establecido. Los documentos pueden escanearse y guardarse e indexarse automáticamente. Una vez introducido el documento en el sistema, puede enviarse electrónicamente al empleado adecuado para su revisión y validación mediante el módulo de flujo de trabajo de fácil instalación.
Al archivar electrónicamente la información, empresas de todos los tamaños pueden obtener múltiples beneficios.
- Reducción de costes
Las empresas pueden reducir los costes de fotocopiado y almacenamiento y disminuir los errores relacionados con la indexación manual. - Procesamiento más rápido
Los flujos de trabajo dirigen automáticamente los documentos al empleado correcto; completar las tareas no depende de la memoria de un solo empleado. Las tareas que no se procesan a tiempo se pueden remitir al responsable correspondiente, y se puede recordar a los empleados las fechas de vencimiento inminentes con recordatorios automáticos por correo electrónico.
- Acceso móvil
Los documentos archivados se pueden encontrar, leer y procesar sobre la marcha mediante la aplicación Therefore™ Mobile App. - Archivo conforme a la normativa
Almacene de forma segura todos los documentos, mantenga las normas de conformidad y elimine los documentos una vez que haya expirado el plazo de almacenamiento legalmente establecido.