Correo electrónico
El correo electrónico es una herramienta de comunicación indispensable para las empresas.
El correo electrónico permite una comunicación rápida y eficaz entre departamentos, ubicaciones y zonas horarias, lo que facilita la colaboración y la toma de decisiones. Además, el correo electrónico proporciona un registro permanente de las comunicaciones que se puede consultar y buscar fácilmente, lo que permite a las empresas mantener registros precisos y cumplir los requisitos normativos. En muchos casos, es un registro tan importante como cualquier otro documento que gestione su organización, y debe gestionarse de la misma manera.
La selección de soluciones de Therefore™ hace que el correo electrónico sea más seguro, rastreable y accesible. Aprovechar la información del correo electrónico es complicado, ya que a menudo se encuentra en diferentes buzones de varios empleados de una organización. Therefore™ le proporciona las herramientas necesarias para gestionar la información del correo electrónico de forma eficiente, realizar copias de seguridad de la correspondencia crítica de forma segura y vincular los correos electrónicos a proyectos relevantes y calendarios de retención. ¡Aumente su productividad, seguridad y cumplimiento con las herramientas de gestión de correo electrónico de Therefore™!
Gestión del correo electrónico en un vistazo
- Gestionar la información del correo electrónico como un activo estratégico
- Utilizar métodos automáticos de importación e indexación
- Vincule los correos electrónicos a flujos de trabajo y políticas de conservación
- Integración perfecta con las soluciones de correo electrónico de Microsoft
Escenarios
Determinados correos electrónicos deben vincularse a un proyecto o documento, o deben iniciar un proceso documental.
Los correos electrónicos dentro de un determinado buzón deben indexarse y guardarse automáticamente en Therefore™.
«Quiero guardar y vincular correos electrónicos específicos de forma puntual».
-
Objetivo
Un usuario desea indexar y guardar un correo electrónico específico en Therefore™ y vincularlo a un proyecto o flujo de trabajo. El usuario solo está interesado en guardar ocasionalmente determinados correos electrónicos de forma ad hoc.
-
Solución Ejemplo
Un bufete de abogados guarda e indexa un correo electrónico perteneciente a un determinado caso legal en Therefore™ mediante el botón «Guardar en Therefore» de Outlook. Los datos de indexación se extraen automáticamente seleccionando un perfil de indexación preconfigurado. Mediante el uso de enlaces automáticos o manuales e identificadores únicos, estos correos electrónicos se vinculan con otra información relevante ya almacenada en Therefore™. Por ejemplo, un correo electrónico podría vincularse a un contrato utilizando un número de cliente único.
-
Licencias
No son necesarias licencias adicionales. Esta funcionalidad la proporcionan los perfiles de integración e indexación de Microsoft Office, una característica predeterminada en todas las ediciones de Therefore™.
«Quiero guardar y vincular automáticamente todos los correos electrónicos de un determinado buzón».
-
Objetivo
Una empresa necesita guardar e indexar automáticamente los correos electrónicos de un determinado buzón para que se almacenen de forma segura y se vinculen a documentos o flujos de trabajo dentro de Therefore™.
-
Solución Ejemplo
Un formulario en línea envía correos electrónicos a un buzón específico, y una empresa desea indexar y guardar automáticamente esos correos electrónicos en Therefore™ para iniciar un proceso de pedido. Esto se consigue mediante un perfil de indexación y Therefore™ Content Connector. La categoría en la que se guardan los correos electrónicos está vinculada a un flujo de trabajo que se inicia automáticamente cuando se guarda un nuevo documento en la categoría.
-
Licencias
Requiere la compra adicional de una licencia de Therefore™ Content Connector.
