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Beim Speichern eines geänderten Dokuments wird eine neue Version erstellt (beachten Sie: abhängig von den Einstellungen, wird auch durch das Ändern der Indexdaten eine neue Version erstellt). Neue Versionen werden in aufsteigender Reihenfolge nummeriert und für jede gespeicherte Änderung am Dokument erfolgt ein Eintrag im Änderungsprotokoll. Der Protokolleintrag gibt Aufschluss über die Versionsnummer, den Namen des Benutzers, der die Änderung vorgenommen hat, sowie das Datum und die Uhrzeit der Erstellung der Version. Je nach den Einstellungen in den Kategorieeigenschaften können oder müssen darüber hinaus beim Speichern einer neuen Version Anmerkungen hinzugefügt werden. Das Änderungsprotokoll wird in Fensterbereich Änderungsprotokoll angezeigt. Sie können eine frühere Version anzeigen, indem Sie im Fensterbereich Änderungsprotokoll darauf doppelklicken.