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Creazione di una nuova definizione di fascicolo |
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Per capire il concetto dei fascicoli elettronici è necessario tenere in conto il modo in cui vengono gestiti fascicoli cartacei. C'è l'oggetto fisico, cioè un raccoglitore o quaderno, probabilmente con una copertina che contiene informazioni complessive, ad esempio il numero del fascicolo e i dati sul cliente. Nel fascicolo stesso ci sono dei divisori che aiutano a contraddistinguere i diversi tipi di documenti riferentesi al fascicolo. Ad esempio, notizie, quotazioni e corrispondenza. In Therefore™, l'equivalente elettronico comprende una definizione di fascicolo, la quale contiene informazioni complessive sul fascicolo, e anche categorie indipendenti che indicano quali tipi di documenti si trovano nel fascicolo.
Inoltre, questa funzione è compatibile con il concetto di workflow senza documenti. Ad esempio, un workflow per l'assistenza clienti che si può avviare per ogni chiamata; in questo caso non c'è nessun e-mail o documento per avviare il workflow.
Come creare una nuova definizione di fascicolo
1.Fare clic con il pulsante destro sull'oggetto Archivio o su una cartella. Selezionare Nuova Definizione di Fascicolo…
2.È possibile aggiungere nuovi campi nello stesso modo di quando si crea una nuova categoria.
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È consigliabile che ogni definizione di fascicolo contenga un campo come identificatore univoco. Questo potrebbe essere un campo contatore, un campo contatore formattato o un campo principale ad. es Claim ID. Questo aiuto a contraddistinguere tra fascicoli che contengono altri dati di indice non unici. |
Come si crea una nuova categoria in una definizione di fascicolo?
1.Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'oggetto Categorie nella definizione di fascicolo e selezionare Aggiungi categoria nuova.
2.Si apre una finestra di dialogo per una nuova categoria con una copia dei campi indice dalla definizione di fascicolo. È possibile aggiungere o cancellare altri campi come necessario per la categoria. Normalmente viene conservata l'informazione del titolo, e alcuni campi vengono aggiunti per la categoria specifica. Si può salvare la categoria ed assegnarle un nome.
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•Ãˆ possibile creare automaticamente i fascicoli eseguendo una sincronizzazione con un database esterno. •Il campo CaseNo nell'angolo superiore destro della finestra di dialogo della categoria è un identificatore univoco interno. Questo campo non può essere eliminato e NON è visibile agli utenti. •Si possono separare le sezioni usando un' etichetta con il trattino -- o il trattino basso _ per creare una linea orizzontale. •Ãˆ possibile aggiungere nuove categorie alla definizione di fascicolo a qualsiasi tempo. •Un fascicolo può anche essere usato per avviare un processo workflow. |
