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Feld |
Scroll |
Feldtyp (schreibgeschützt)
Die Art des Feldes.
Bezeichnung
Der Name des Feldes, der nach einer Suche in der Trefferliste von Therefore™ Navigator als Spalte angezeigt wird. Beachten Sie, dass Änderungen an der Beschriftung automatisch entsprechende Änderungen in der Feld-ID nach sich ziehen. Dies erleichtert die Verwendung, da automatisch eine eindeutige Feld-ID erstellt wird, die auf dieses Feld verweist. Wenn eine Datenbankspalte erstellt werden muss, wird sie automatisch mit demselben Spaltennamen zur Therefore™ Datenbank hinzugefügt.
Feld-ID
Eine Klartext-ID, die als Referenz für das Indexfeld dient. Sie wird vom Administrator festgelegt und kann nach dem Erstellen der Kategorie nicht geändert werden. Wenn eine Datenbankspalte erstellt werden muss, wird die Feld-ID auch als Spaltenname verwendet. Hinweis: Feld-IDS dürfen weder mit einer Zahl beginnen noch Sonderzeichen oder Leerstellen enthalten.
Länge
Die Länge kann nur für Text- oder Zahlenfelder festgelegt werden.
•Die Textlänge kann nur beim Erstellen des Feldes festgelegt werden. Die Standardlänge beträgt 50 Zeichen, maximal sind 2000 möglich (je nach dem Datenbanktyp).
•Zahlenfelder enthalten ganzzahlige 32-Bit-Werte mit Vorzeichen. Diese können im folgenden Bereich liegen: -2.147.483.648 bis 2.147.483.648.
Keiner: Das Feld ist nicht indexiert (Standardeinstellung). Es wird kein Datenbankindex erstellt. Benutzer können dieses Feld beim Suchen nach Dokumenten verwenden. Diese Art der Suche ist jedoch langsamer als die Suche mit Indexfeldern.
Normal: Es wird ein Datenbankindex erstellt, um die Suche mit diesem Feld zu beschleunigen. Beachten Sie, dass ein Datenbankindex zusätzliche Datenbankressourcen erfordert. Sie sollten einen Index nur für Felder definieren, die häufig zum Suchen verwendet werden.
Eindeutig: Der Index ist auf eindeutige Werte beschränkt. Das bedeutet, dass gespeicherte Dokumente einen eindeutigen Indexfeldwert besitzen müssen. Wenn das nicht der Fall ist, generiert Therefore™ einen Fehler. Wenn Sie einen eindeutigen Indexfeldwert verwenden, wird dies zu einem Pflichtfeld.
Das Indexdatenfeld wird standardmäßig auf diesen Wert eingerichtet.
Dies kann ein fester Wert sein, den Sie in das Feld eingeben. In diesem Fall zeigt das Feld den Wert an, aber er kann geändert werden. Wenn es sich beispielsweise um ein Statusfeld (wie ein Schlüsselwortverzeichnis) mit den Werten "Neu", "Offen", "In Bearbeitung", "Geschlossen" usw. handelt, können Sie den Wert „Neu“ in dieses Feld eingeben, um ihn jedes Mal anzuzeigen, wenn ein neues Dokument gespeichert wird. Benutzer können den Status jedoch zu einem beliebigen anderen verfügbaren Wert ändern, wenn sie mit der Bearbeitung des Dokuments beginnen.
Die andere Option ist, eine dynamische Laufzeitvariable einzugeben. Diese Variablen funktionieren ähnlich wie Workflow-Makros.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld „Standard“, um eine Liste der verfügbaren Standardwerte anzuzeigen, die als Laufzeitvariablen für diesen Feldtyp eingegeben werden können.
Standardwerte für Textfelder |
Beschreibung |
<User> |
Benutzername der Person, die das Dokument speichert. |
<Benutzer-Anzeigename> |
Zeigt den Namen des Benutzers an, der das Dokument speichert. |
<Domain\User> |
Domäne und Benutzername der Person, die das Dokument speichert. |
<User E-mail Address> |
Zeigt die E-Mail-Adresse des Benutzers an, der das Dokument gespeichert hat. |
<File Name> |
Der Name der Datei, die gespeichert wird (nicht unterstützt in Therefore™ Viewer, Therefore™ Capture Client, Therefore™ Classic Web Client und Therefore™ PDF Printer). |
<File Title> |
Der Titel (d. h. der Name ohne Erweiterung) der Datei, die gespeichert wird (nicht unterstützt in Therefore™ Viewer, Therefore™ Capture Client und Therefore™ PDF Printer). |
<File Extension> |
Die Erweiterung der Datei, die gespeichert wird. |
<File Path> |
Der Ordner, in dem die Datei gespeichert wird (nicht unterstützt in Therefore™ Viewer, Therefore™ Capture Client, Therefore™ Classic Web Client und Therefore™ PDF Printer). |
<Folder Path> |
Ordner, in dem die Datei gespeichert wird (nicht unterstützt in Therefore™ Viewer, Therefore™ Capture Client, Therefore™ Classic Web Client und Therefore™ PDF Printer). |
<E-mail: Subject> |
Wenn Sie eine E-Mail-Datei (*.msg) speichern, übergibt dies den Betreff der E-Mail. |
<E-mail: To> |
Wenn Sie eine E-Mail-Datei (*.msg) speichern, übergibt dies die Anzeigenamen der Empfänger. |
<E-mail: To (SMTP)> |
Wenn Sie eine E-Mail-Datei (*.msg) speichern, übergibt dies die E-Mail-Adressen der Empfänger. |
<E-mail: Cc> |
Wenn Sie eine E-Mail-Datei (*.msg) speichern, übergibt dies die Anzeigenamen der CC-Empfänger. |
<E-mail: Cc (SMTP)> |
Wenn Sie eine E-Mail-Datei (*.msg) speichern, übergibt dies die E-Mail-Adressen der CC-Empfänger. |
<E-mail: From> |
Wenn Sie eine E-Mail-Datei (*.msg) speichern, übergibt dies den Anzeigenamen des Absenders. |
<E-mail: From (SMTP)> |
Wenn Sie eine E-Mail-Datei (*.msg) speichern, übergibt dies die E-Mail-Adresse des Absenders. |
<GUID> |
Eine global eindeutige ID für das Dokument. |
Standardwerte für Datumsfelder |
Beschreibung |
<Date> |
Datum, an dem die Datei in Thereforeâ„¢ gespeichert wurde. |
<File Created> |
Das Datum, an dem die in Thereforeâ„¢ gespeicherte Datei erstellt wurde. |
<File Modified> |
Das Datum, an dem die in Therefore™ gespeicherte Datei zuletzt geändert wurde. |
<E-mail: Sent date> |
Wenn Sie eine E-Mail-Datei (*.msg) speichern, übergibt dies das Absendedatum der E-Mail. |
Standardwerte für Datums- und Uhrzeitfelder |
Beschreibung |
<Timestamp> |
Datum und Uhrzeit, an dem die Datei in Thereforeâ„¢ gespeichert wurde. |
<File Created> |
Das Datum, an dem die in Thereforeâ„¢ gespeicherte Datei erstellt wurde. |
<File Modified> |
Das Datum, an dem die in Therefore™ gespeicherte Datei zuletzt geändert wurde. |
<E-mail: Sent date> |
Wenn Sie eine E-Mail-Datei (*.msg) speichern, übergibt dies das Absendedatum der E-Mail. |
Standardwerte für Tabellenfelder |
Beschreibung |
<First row> |
Legt die erste Zeile der Tabelle als Standard für dieses Feld fest. |
<Previous row> |
Legt die vorherige Zeile der Tabelle als Standard für dieses Feld fest. |
Indexdatenfelder* |
Richtet den Wert eines Kategorie-Indexdatenfelds als Standard für dieses Feld ein. |
* Für einen Anwendungsfall lesen Sie bitte die folgende Anleitung:
Anleitung: Tabellenfelder konfigurieren
Pflichtfeld (Kontrollkästchen)
Ein Pflichtfeld muss einen Wert enthalten.
Beschriftungsfeld erstellen (Kontrollkästchen)
Dieses Kontrollkästchen wird nur für neue Indexfelder angezeigt und erstellt anhand des Wertes im Feld "Bezeichnung" automatisch eine Beschriftung links neben dem Indexfeld. Dies spart Zeit beim Erstellen einer Kategorie.
In Volltextsuche einschließen (Kontrollkästchen)
Standardmäßig werden Indexdatenfelder in die Volltextsuche einbezogen. Deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um ein Indexdatenfeld von der Volltextsuche auszuschließen. Indexdatenfelder können beispielsweise von der Volltextsuche ausgeschlossen werden, wenn die darin enthaltenen Informationen vertraulich sind.
Änderungen an dieser Einstellung gelten nicht rückwirkend für Dokumente, die zur Kategorie hinzugefügt werden.
Sichtbar (Kontrollkästchen)
Legt fest, ob das Indexfeld im Suchdialogfeld des Therefore™ Navigator angezeigt wird. Auf diese Weise können Sie vertrauliche oder interne Indexdatenfelder für Benutzer ausblenden oder effektiv verhindern, dass das Feld verwendet wird.
Groß-/Kleinschreibung beachten (Kontrollkästchen)
•Dieses Kontrollkästchen ist nur für Oracle Datenbanken verfügbar.
•Die Groß-/Kleinschreibung wird bei Indexfeldwerten standardmäßig berücksichtigt, aber diese Einstellung hat keine Wirkung, wenn die Groß-/Kleinschreibung für die gesamte Oracle Datenbank nicht berücksichtigt wird.
•Von SQL Server und DB2 wird das Kontrollkästchen nicht unterstützt. Auf diesen Plattformen hängt das Verhalten von der Konfiguration der Datenbank ab.
Auswahlliste (Kontrollkästchen)
Diese Option gilt für primäre, abhängige und Schlüsselwortfelder.
•Für Schlüsselwortfelder ist sie standardmäßig aktiviert. Das Feld wird als Dropdownliste angezeigt.
•Für abhängige und Primärfelder ist die Option standardmäßig deaktiviert. Die Felder können durch Klicken auf eine Navigationsschaltfläche (für Desktop- und Webanwendungen) in einer Tabelle angezeigt werden. Auf allen anderen Clients werden die Werte weiterhin in einer Dropdownliste angezeigt.
Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, wird die Dropdownliste erweitert, sobald der Benutzer mit der Eingabe beginnt, und der erste gefundene Treffer wird hervorgehoben.
Wenn aktiviert, wird die Liste in absteigender Reihenfolge sortiert.
Zur Referenz wird die Feldnummer aus der Thereforeâ„¢-Datenbank angezeigt.
