Therefore™ Referenz

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Anleitungen > Solution Designer > Entwurf > Indexierungsprofile

Indexdaten extrahieren

So extrahieren Sie Indexdaten aus einer PDF- oder PDF/A-3-Datei:

1.Rechtsklicken Sie auf Indexierungsprofile und wählen Sie Neues Datei-Profil.

SD_T_Integrations_TextPDFXML_001

2.Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Datenextraktor" und wählen Sie "PDF-Datenextraktor".

SD_T_Integrations_TextPDFXML_002

3.Das Dialogfeld Datenextraktor wird geöffnet. Klicken Sie auf Beispiel und wählen Sie ein Beispieldokument der Art aus, die Sie verarbeiten wollen.

Informationen befinden sich im Inhalt der PDF-Datei

Ziehen Sie mit der Maus einen Bereich um die gewünschten Daten. Ein Dialogfeld für ein neues Indexelement wird geöffnet, in dem die Position des Elements in der Datei bereits vorgegeben ist. Geben Sie dem Element einen Namen, wie z. B. "Rechnungsnummer". Da dieses Element auch für einen Dokumentumbruch verwendet werden soll, wählen Sie darüber hinaus Bei Änderung. Klicken Sie auf OK, um das Element zu speichern. Fügen Sie wie erforderlich weitere Indexdaten hinzu. Um die Indexdaten zu testen, klicken Sie auf Test. Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind.

SD_T_Integrations_TextPDFXML_003

Informationen befinden sich in einer XML-Anlage der PDF/A-3-Datei (d. h. eine Rechnung, die dem ZUGFeRD-Standard entspricht).

1.Klicken Sie auf Hinzufügen und wählen Sie dann Anlage hinzufügen. Geben Sie dem Element einen Namen und definieren Sie dann, welche Anlage extrahiert werden soll. Wenn nur eine XML-Anlage vorliegt, können Sie *.xml verwenden, andernfalls müssen Sie den genauen Namen eingeben.

SD_T_Integrations_ContentConnector_PDFA3_001

2.Alls Nächstes müssen Sie einen XML-Datenextraktor definieren. Siehe dazu den Abschnitt zum Extrahieren von Daten aus einer XML-Datei. Wenn Sie den XML-Datenextraktor definiert haben, richten Sie die PDF-Anlage als Eingabe dafür ein. Klicken Sie dazu auf das Symbol ChangeInput und wählen Sie die XML-Anlage als den Eingabe aus.

SD_T_Integrations_ContentConnector_PDFA3_003

So extrahieren Sie Daten aus einer XML-Datei:

1.Rechtsklicken Sie auf Indexierungsprofile und wählen Sie Neues Datei-Profil.

SD_T_Integrations_TextPDFXML_001

2.Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Datenextraktor" und wählen Sie "XML-Datenextraktor".

SD_T_Integrations_TextPDFXML_002

3.Das Dialogfeld Datenextraktor wird geöffnet. Klicken Sie auf Beispiel und wählen Sie ein Beispieldokument der Art aus, die Sie verarbeiten wollen. Außerdem müssen Sie den XML-Tag festlegen, der das Dokument definiert.

Die XML enthält Informationen für ein einzelnes Dokument

Wenn die XML Informationen für ein einzelnes Dokument enthält, können Sie den Root-Tag auswählen. In diesem Fall werden alle anderen Tags analysiert und können in einem späteren Schritt zu Indexfeldern zugewiesen werden.

Die XML enthält Informationen für mehrere Dokumente

Wenn die XML mehrere Dokumente enthält, sollten Sie den Dokumentumbruchs-Tag auswählen. Hinweis: Das Laden und Aktualisieren großer XML-Dateien kann viel Zeit in Anspruch nehmen. In diesem Fall könnten Sie eine Kopie der XML erstellen und alle Dokumente bis auf eines löschen. Erstellen Sie Ihr Profil dann mit dieser neuen XML. Verwenden Sie beim Gebrauch des endgültigen Profils jedoch die Original-XML.

DL_T_ImportBatch_XML_003

info

•Bei XML-Dateien, die Namespaces verwenden, sollten Sie die Namespace-Deklaration aus der XML kopieren und sie in der Funktion SetNamespaces verwenden.

Siehe Skript

Betrachten wir als Beispiel eine XML mit drei Namespaces (entnommen aus ZUGFeRD-Datenformat Version 1.0, 25.6.2014 Beispielversion 29.09.2014):

<rsm:CrossIndustryDocument xmlns:udt="urn:un:unece:uncefact:data:standard:UnqualifiedDataType:15" xmlns:ram="urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusinessInformationEntity:12"

xmlns:rsm="urn:ferd:CrossIndustryDocument:invoice:1p0" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance">

<rsm:SpecifiedExchangedDocumentContext>

<ram:TestIndicator>

<udt:Indicator>true</udt:Indicator>

</ram:TestIndicator>

<ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>

<ram:ID>urn:ferd:CrossIndustryDocument:invoice:1p0:basic</ram:ID>

</ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>

</rsm:SpecifiedExchangedDocumentContext>

<rsm:HeaderExchangedDocument>

<ram:ID>471102</ram:ID>

<ram:Name>RECHNUNG</ram:Name>

<ram:TypeCode>380</ram:TypeCode>

<ram:IssueDateTime>

<udt:DateTimeString format="102">20130305</udt:DateTimeString>

</ram:IssueDateTime>

<ram:IncludedNote>

<ram:Content>Rechnung gemäß Bestellung vom 01.03.2013.</ram:Content>

</ram:IncludedNote>

<ram:IncludedNote>

<ram:Content>Lieferant GmbH Lieferantenstraße 20 80333 München Deutschland Geschäftsführer: Hans Muster Handelsregisternummer: H A 123 </ram:Content>

</ram:IncludedNote>

<ram:IncludedNote>

<ram:Content>Unsere GLN: 4000001123452 Ihre GLN: 4000001987658 Ihre Kundennummer: GE2020211 Zahlbar innerhalb 30 Tagen netto bis 04.04.2013, 3% Skonto innerhalb 10 Tagen bis 15.03.2013.</ram:Content>

</ram:IncludedNote>

</rsm:HeaderExchangedDocument>

<rsm:SpecifiedSupplyChainTradeTransaction>

</rsm:CrossIndustryDocument>

Das Skript wäre:

dim namespaces(2)

namespaces(0) = "xmlns:udt='urn:un:unece:uncefact:data:standard:UnqualifiedDataType:15'"

namespaces(1) = "xmlns:ram='urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusinessInformationEntity:12'"

namespaces(2) = "xmlns:rsm='urn:ferd:CrossIndustryDocument:invoice:1p0'"

SetNamespaces(namespaces)

Verwenden Sie für jegliche Extrahierungsfunktionen den Tag, der den Namespace enthält. Verwenden Sie z. B. Folgendes, um die ID zu extrahieren:

ExtractListXPath("rsm:CrossIndustryDocument/rsm:HeaderExchangedDocument/ram:ID")

So extrahieren Sie Daten aus einer Textdatei:

1.Rechtsklicken Sie auf Indexierungsprofile und wählen Sie Neues Datei-Profil.

SD_T_Integrations_TextPDFXML_001

2.Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein.

Die Textdatei selbst enthält die Indexdaten und sie ist auch das Dokument, das gespeichert werden soll

Wählen Sie „Text-Seiten-Datenextraktor“. Klicken Sie dann auf Beispiel und wählen Sie ein Beispieldokument der Art aus, die verarbeitet werden soll, wie z. B. eine Rechnung. Markieren Sie den gewünschten Text mit der Maus. Ein Dialogfeld für ein neues Indexelement wird geöffnet, in dem die Position des Elements in der Datei bereits vorgegeben ist. Geben Sie dem Element einen Namen, wie z. B. "Rechnungsnummer". Da dieses Element auch für einen Dokumentumbruch verwendet werden soll, wählen Sie darüber hinaus Bei Änderung. Klicken Sie auf OK, um das Element zu speichern. Fügen Sie wie erforderlich weitere Indexdaten hinzu. Um die Indexdaten zu testen klicken Sie auf Test. Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind.

SD_T_Integrations_TextPDFXML_003a

Die Textdatei enthält Informationen für mehrere Dokumente

1.Geben Sie das Trennzeichen an. Daraufhin werden die Teilenummern mit Werten automatisch aufgelistet. Geben Sie Namen für die Teilenummern (Indexfelder) ein, die extrahiert werden sollen. In diesem Beispiel wird "Rechnungsnummer". auch als Dokumentumbruch verwendet, sodass sie auf Bei Änderung gesetzt werden kann. Darüber hinaus können Sie die Einstellungen für Anführungszeichen entsprechend den Einstellungen in der Textdatei einrichten. Definieren Sie auch alle anderen Teile, die von Ihnen benötigte Indexdaten enthalten.

DL_T_ImportBatch_TXT_003

2.Nachdem alle Indexfelder definiert wurden, müssen wir außerdem den Teil benennen, der die Referenzdateien enthält, die den Inhalt des Dokuments bilden. In diesem Fall ist dies der vierte Teil, den wir FileName nennen. Klicken Sie zum Schluss auf OK, um die Aktivität abzuschließen.

DL_T_ImportBatch_TXT_004

So extrahieren Sie Daten aus einem Microsoft Office-Dokument:

1.Gehen Sie in der Microsoft Office-Anwendung zur Registerkarte "Therefore™" und wählen Sie dann Neues Indexierungsprofil unter Profil anlegen.

SD_T_IndexingProfiles_MicrosoftOffice_001

2.Geben Sie einen Namen für das Profil ein und wählen Sie die Kategorie aus, in der die Dokumente gespeichert werden sollen. Im nächsten Schritt werden die Felder der Kategorie zugeordnet. Klicken Sie auf die Dropdownliste, um alle Vorlagen-Steuerzeichen anzuzeigen, für die ein Titel definiert ist. Wählen Sie das passende Steuerzeichen für das Indexfeld. Sie können auch erweiterte Skripte verwenden, indem Sie auf die Schaltfläche "Zuweisung" klicken.

SD_T_IndexingProfiles_MicrosoftOffice_002

3.Berechtigungen für das Indexierungsprofil können in Therefore™ Solution Designer eingerichtet werden.

info

Indexierungsprofile können auch direkt in Therefore™ Solution Designer erstellt und verwaltet werden.

So extrahieren Sie Daten aus E-Mail-Inhalten oder Eigenschaften:

1.Rechtsklicken Sie auf Indexierungsprofile und wählen Sie Neues E-Mail-Profil.

SD_T_Integrations_Mailbox_001

2.Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein. Sie können einen Filter hinzufügen, um bestimmte E-Mails auszuschließen. Wählen Sie dann die Kategorie aus, in der die Dokumente gespeichert werden sollen. Wenn "Auto-Anhängen" in den Kategorieeigenschaften aktiviert wurde, können Sie für den Auto-Anhängen-Modus einen anderen Wert als den Kategoriestandard einrichten. Im nächsten Schritt werden die Felder der Kategorie zugeordnet. Es sind eine Reihe von standardmäßigen E-Mail-Feldern in der Dropdownliste verfügbar, aber Zuweisung und Fehlerbehandlung können auch über Skripte abgewickelt werden.

SD_T_Integrations_Mailbox_002

So extrahieren Sie Daten aus einer E-Mail-Anlage:

Ein signiertes Dokument aus DocuSign

1.Rechtsklicken Sie auf Indexierungsprofile und wählen Sie Neues signiertes Dokumentprofil.

2.Geben Sie einen Namen für das Profil ein und wählen Sie dann die Kategorie aus, in der das signierte Dokumente gespeichert werden soll. Um Indexdaten aus dem Dokument zu extrahieren, das zur Signatur gesendet wurde, klicken Sie auf den Zuweisungspfeil und wählen Sie das Indexdatenfeld unter Existierendes Dokument.

3.Wenn Indexdaten aus dem Inhalt des signierten Dokuments extrahiert werden sollen, kann ein PDF-Datenextraktor verwendet werden, wie oben beschrieben.

info

•Wenn das Dokument wieder in der gleichen Kategorie gespeichert werden soll, können Sie die Einstellungen für das automatische Anfügen wie erforderlich konfigurieren. Beispielsweise kann das Dokument am Ende angefügt werden oder es kann das bestehende Dokument ersetzen.

•Die Informationen, ob eine Person das Dokument signiert oder die Signatur ablehnt, wird an Therefore™ übergeben und kann in der Zuweisung verwendet werden, beispielsweise, um einen Schlüsselwortstatus auf "Abgelehnt" einzurichten. Im folgenden Beispiel hat die Kategorie eine Schlüsselwortliste mit den folgenden drei Einträgen: Pending, Signed, Declined.

Beispielskript

keyword = "Pending"

if Docusign.Status = "completed" then

'completed

keyword = "Signed"

elseif Docusign.Status = "declined" then

' declined

keyword = "Declined"

end if

Verwenden Sie in den Zuweisungen einfach "Schlüsselwort". SD_T_IndexingProfiles_DocuSign001

Andere Anlagen

1. Verwenden Sie ein Indexierungsprofil, das für die Art von Datei in der Anlage relevant ist (siehe die Beispiele oben).

So extrahieren Sie Daten aus dem Dateinamen:

1. Rechtsklicken Sie auf Indexierungsprofile und wählen Sie Neues Datei-Profil.

SD_T_Integrations_TextPDFXML_001

2.Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein. In diesem Fall brauchen Sie keinen XML-Datenextraktor zu definieren. Sie können anstelle dessen das Objekt File.Name verwenden (siehe Objekte und Funktionen), wenn Sie die Indexdaten zuweisen.