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Eine bestehende Kategorie in eine Aktendefinition verschieben |
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Wenn eine bestehende Kategorie als Aktenkategorie verwendet werden soll, können Sie sie in eine Aktendefinition aufnehmen. Mit diesem Prozess werden auch alle Dokumente verschoben, die in der Kategorie gespeichert sind. Dies ist nützlich, wenn Sie Kategorien integrieren wollen, die vor der Implementierung der Aktenfunktion eingerichtet wurden.
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•Beachten Sie, dass dieser Prozess mehrere Datenbankoperationen umfasst, die nicht wieder rückgängig gemacht werden können. Wir empfehlen daher dringend, eine Sicherungskopie der Datenbank anzulegen, bevor Sie mit dem Prozess beginnen. •Obwohl der Prozess nützlich ist, um bestehende Kategorien zu migrieren, empfehlen wir dringend, dass Sie Kategorien, die in einer Akte verwendet werden sollen, im Rahmen der Aktendefinition einrichten. •Kategorien sollten nur dann migriert werden, wenn ihre Indexfelder gut zu den Indexfeldern des Aktenkopfs passen, wie z. B. Felder, die sich auf die gleiche referenzierte Tabelle beziehen. |
So verschieben Sie eine Kategorie und deren Dokumente in eine Aktendefinition:
1.Rechtsklicken Sie auf eine Kategorie, die gegenwärtig nicht Teil einer Akte ist, und wählen Sie Kategorie zu Akte migrieren.
2.Wenn Sie einen neuen Migrationsprozess starten, wählen Sie Kategorie zu einer Aktendefinition migrieren und wählen Sie dann die Aktendefinition aus, in welche die Kategorie verschoben werden soll. Wenn ein Migrationsprozess bereits gestartet wurde, können Sie Aktuelle Einstellungen für das Migrieren dieser Kategorie bearbeiten oder Dokumente weiter mit den aktuellen Einstellungen in die Aktenkategorie verschieben wählen. Letztere Option sollte verwendet werden, wenn ein vorheriger Migrationsprozess unterbrochen wurde oder fehlschlug.
3.Legen Sie als Nächstes fest, welche Kategoriefelder Aktenkopffeldern zugeordnet werden sollen. Diese Einstellung bestimmt, welche Kategoriefelder durch die Kopffelder der ausgewählten Aktendefinition ersetzt werden. Der Assistent versucht, die bestmöglichen Entsprechungen zu finden, aber Sie sollten diese prüfen und ggf. ändern. Die Zuordnung funktioniert am besten, wenn die Kategorien und der Aktenkopf sich auf die gleiche referenzierte Tabelle beziehen. Wenn Sie In Kategorie behalten wählen, wird das betreffende Feld nicht zum Aktenkopf hinzugefügt, sondern es verbleibt als Kategoriefeld in der kopierten Kategorie. Alle Werte aus der ursprünglichen Kategorie werden ebenfalls beibehalten.
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Diese Einstellungen sind sehr wichtig, da sie bestimmen, welche Kategoriefelder durch welche Aktenkopffelder ersetzt werden. Lokale Kategoriedaten gehen verloren, wenn sie unterschiedlich von den Kategoriedaten sind, da die lokalen Daten im Rahmen des Migrationsprozesses überschrieben werden. Wenn diese Einstellungen inkorrekt konfiguriert sind, schlägt die Migration der Dokumente fehl. |
4.Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Weiter. Ein Bestätigungsdialogfeld wird angezeigt. Klicken Sie hier auf Ja, um die Kategorie in die ausgewählte Aktendefinition zu kopieren. Beachten Sie dabei, dass dieser Vorgang nicht rückgängig gemacht werden kann!
5.Als Nächstes müssen Sie die Einstellungen für das Verschieben der Dokumente in der ursprünglichen Kategorie einrichten. Wenn für Dokumente, deren Indexdaten keinen bestehenden Akten entsprechen, neue Akten angelegt werden sollen, wählen Sie die Option Neue Akte erstellen, wenn keine passende Akte gefunden wurde. Geben Sie unter Anzahl der zu verschiebenden Dokumente den Wert 0 (Null) ein, um alle Dokumente zu verschieben. Als Alternative können Sie auch zunächst einen niedrigen Wert (1-10) eingeben, um das Verfahren zu testen. Der Wert, den Sie unter Dokumente verschieben in Blöcken von eingeben, bestimmt, wie viele Dokumente pro Client/Server-Aufruf verschoben werden. Bei einem höheren Wert dauert es länger, bevor der Fortschritt des Vorgangs aktualisiert wird, während ein niedriger Wert zu einer größeren Anzahl von Aufrufen führt, was die Gesamtleistung des Prozesses beeinträchtigen kann. Der Wert, den Sie unter Verschiebungsvorgang abbrechen nach x Fehlern legt fest, wie viele Fehler auftreten dürfen, bevor der Prozess abgebrochen wird. Mögliche Ursachen für Fehler könnten z. B. inkorrekte Zuordnungen sein oder Workflow-Instanzen, die noch mit einem Dokument verknüpft sind, das verschoben werden soll. Aktivitäten- oder Dokumentverknüpfungen führen dagegen nicht zu Fehlern.
6.Wählen Sie Weiter, um das Verschieben der Dokumente in die Aktendefinition zu starten. Ein Fortschritts-Dialogfeld wird angezeigt. Beachten Sie, dass dieser Vorgang nicht rückgängig gemacht werden kann! Dokumente, die erfolgreich verschoben wurden, können nicht wieder zurückverschoben werden.
7.Nach Abschluss des Vorgangs wird eine Zusammenfassungsseite angezeigt. Falls zutreffend, sehen Sie hier auch die Anzahl der aufgetretenen Fehler. Detaillierte Informationen zu aufgetretenen Fehlern finden Sie im Ereignisprotokoll des Thereforeâ„¢-Servers.
