Thereforeâ„¢ Referenz

Das Konzept elektronischer Akten oder Mappen wird leicht verständlich, wenn Sie sie mit den physischen Gegenstücken vergleichen. Hierbei könnte es sich um einen Ringordner mit einem Deckblatt handeln, das allgemeine Informationen enthält, z. B. Aktennummer und Kundendaten. Der Ordner könnte eine Reihe von Registerblättern enthalten, um die unterschiedlichen Arten der zur Akte gehörenden Dokumente zu unterscheiden, z. B. Berichte, Kostenvoranschläge und Korrespondenz. In Therefore™ besteht das entsprechende elektronische Äquivalent aus einer Aktendefinition, welche die allgemeinen Informationen enthält, und einzelnen Kategorien, welche die in der Akte enthaltenen Dokumente festlegen.

 

Diese Funktion unterstützt darüber hinaus das Konzept von Workflows ohne Dokumente. Ein Kunden-Support-Workflow kann beispielsweise durch einen Telefonanruf ausgelöst werden, wenn der Workflow nicht mit einer E-Mail oder einem anderen Dokument gestartet werden kann.

 

So erstellen Sie eine neue Aktendefinition

1.Rechtsklicken Sie auf das Objekt Ablage Oder auf einen Ordner. Wählen Sie Neue Aktendefinition... aus.

2.Zum Hinzufügen neuer Felder verfahren Sie wie beim Erstellen einer neuen Kategorie.

 

 

So erstellen Sie eine neue Kategorie in der Aktendefinition

1.Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Objekt Kategorien in der neuen Aktendefinition und wählen Sie Neue Kategorie hinzufügen.

2.Daraufhin wird ein neues Kategoriedialogfeld mit einer Kopie der Indexfelder aus der Aktendefinition geöffnet. Jetzt können Sie nach Bedarf Felder für die Kategorie hinzufügen oder löschen. In der Regel werden die Hauptkopfinformationen beibehalten und einige kategoriespezifische Indexfelder hinzugefügt. Anschließend können Sie die Kategorie speichern und benennen.