Thereforeâ„¢ Help

Pour les besoins de ce didacticiel, nous allons définir une politique de destruction de documents destinée à gérer les documents RH des ex-salariés. Ces documents doivent être supprimés dans les six mois qui suivent le départ des salariés.  

 

Comment définir une nouvelle politique de destruction de documents ?

 

1.Ouvrez la section Stockage de Solution Designer. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet Politique de conservation. Un menu contextuel s'affiche. Choisissez Nouvelle politique de destruction de documents.

 

2.Assignez un nom à la politique et cochez la case Supprime les anciens documents, puisque nous souhaitons supprimer les documents et toutes les versions connexes. Entrez une période de destruction de documents de 6 mois. Activez le bouton d'option date conservée dans les données d'index. Nous souhaitons que la période soit mesurée à partir de la date de départ du salarié. Ces informations sont conservées dans un champ dépendant caché intitulé EndDate. Tapez EndDate dans la zone de texte proposée. Notez également que la case Supprime les documents du média est cochée. Les documents seront ainsi supprimés du média de stockage de backup.

3.Ouvrez maintenant l'objet Politique de destruction de documents et cliquez sur Ne jamais supprimer. La liste des catégories qui ne sont pas associées à une politique de destruction de documents s'affiche. Glissez-déposez toutes les catégories requises sur la nouvelle politique de conservation.

4.Cliquez sur la politique de conservation créée. Toutes les catégories requises sont recensées. Vous pouvez également supprimer par filtrage certain documents d'une politique de conservation en fonction de sous-catégories.

 

5.Ouvrez maintenant Thereforeâ„¢ Console et cliquez sur Tools (Outils), puis sur Retention Policy (Politique de destruction de documents).

6.La boîte de dialogue Retention Policy (Politique de destruction de documents) s'ouvre. Sélectionnez la politique de destruction de documents ou les catégories correspondantes requises, puis cliquez sur Search Documents (Rechercher les documents).

7.Tous les documents qui ont atteint la fin de leur période de destruction s'affichent.

8.Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un document pour afficher un menu contextuel permettant de supprimer le document de la liste ou de l'ouvrir en vue de l'afficher. Une fois la liste des documents à supprimer finalisée, fermez cette boîte de dialogue et cliquez sur Move to Retention Queue (Placer dans file d'attente de conservation). Les documents sont alors introuvables dans Thereforeâ„¢, mais ils ne sont supprimés définitivement que lors de la prochaine migration programmée (sauf si vous avez désactivé l'option Supprimer les documents du média à l'étape 2).