Nachdem Sie einen neuen Prozess erstellt haben, können Sie Aktivitäten dazu hinzufügen. Die verfügbaren Aktivitäten sind in drei Gruppen aufgeteilt.
Manuelle Aktivitäten
Eine manuelle Aktivität kann eine beliebige Aufgabe sein, die der Benutzer ausführen muss. Beispiele sind: "Ein Dokument prüfen" oder "Eine Bestellung genehmigen". Zusätzlich zu den normalen manuellen Aktivitäten gibt es die manuelle Aktivität Kategorie wechseln, bei der ein Benutzer ein Dokument in eine neue Kategorie verschiebt.
Weiterleitungsaktivitäten
Diese Aktivitäten werden verwendet, um die Route des Workflows festzulegen und/oder den Workflow in parallele Zweige aufzuspalten, die gleichzeitig weiterverfolgt werden können.
Ãœber Bedingungen kann ein Workflow intelligent weitergeleitet werden. Angenommen, ein Workflow muss je nach Rechnungsbetrag und Abteilung an unterschiedliche Mitarbeiter weitergeleitet werden. Dies kann mithilfe einer Weiterleitungsaufgabe und Bedingungen erfolgen.
Doppelklicken Sie auf den Übergang, um die Eigenschaften zu öffnen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Makro..., um eine Liste aller Indexfelder in der Kategorie zu erhalten. Wählen Sie die relevanten Indexfelder aus und erstellen Sie die Bedingung. Weitere Informationen zu SQL-Anweisungen finden Sie unter Bedingungen. Nachdem Sie alle möglichen Bedingungen erstellt haben, können Sie eine ELSE-Bedingung erstellen, die alle anderen Fälle abdeckt.
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Informationen zum Verwenden von abhängigen Feldern in Bedingungen finden Sie unter Abhängigkeitsart.
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Parallele Workflows ist eine leistungsfähige Funktion, mit der Sie eine Workflowinstanz in parallele Zweige aufspalten und sie zu einem späteren Zeitpunkt wieder zusammenführen können. Dabei werden die folgenden Konzepte unterstützt:
•Aufspalten in verschiedene Zweige, die parallel verarbeitet werden. Beispielsweise kann es bei einem Fertigungsprozess erforderlich sein, dass verschiedene Aufgaben parallel erledigt werden müssen.
•Eine einzelne Aktivität, die von mehreren Benutzern verarbeitet werden muss. Beispielsweise könnte es sein, dass ein Vertrag von mehreren Managern genehmigt werden muss.
Ein wichtiges Element von parallelen Workflows ist das Workflow-Token. Beim Aufspalten einer Instanz werden Tokens erstellt, die den Workflow durchlaufen. Ein Workflow kann zwischen 1 und n Workflow-Tokens enthalten, die den Prozess durchlaufen. Für einen Workflow-Benutzer gibt es keinen Unterschied zwischen einem Token und einer standardmäßigen Instanz – die Workflow-Inbox zeigt jede Aktivität, und beim Übernehmen einer Aktivität wird wie vorher auch ein Aktivitätsdialogfeld aufgerufen. Die Vereinigungsaktivität wartet dann, bis die konfigurierte Anzahl von Tokens eingetroffen ist, bevor sie diese wieder zu einer einzigen Instanz verbindet.
Parallele Workflows können über vier spezielle Aktivitäten erstellt werden. Aufspalten, Aufspalten je Benutzer, Vereinigen und Ausnahme-Vereinigung. Jede Aufspaltung muss über eine entsprechende Vereinigung verfügen, um sicherzustellen, dass die konfigurierte Anzahl von Tokens wieder zusammengeführt werden.
Dieses erste Beispiel zeigt, wie eine Workflow-Instanz über die Aktivitäten Aufspalten und Vereinigen in mehrere Zweige aufgeteilt wird. In unserem Beispiel liegt ein Vertrag vor, der zwecks Genehmigung an die Finanz- und Verkaufsleiter gesendet wird. Wenn der Vertrag einen Wert von 100.000 EUR überschreitet, wird er außerdem auch an den Geschäftsleiter geschickt. Die Aufgabe Vereinigen berechnet dynamisch, wie viele Tokens noch ausstehen, und wartet auf die passende Anzahl (wie in der Aktivität Vereinigen konfiguriert), bevor sie die Workflow-Zweige wieder zusammenführt.
Es ist jedoch nicht erforderlich, dass eine Aufspalten-Aktivität von einer einzelnen Vereinigungs-Aktivität wieder zusammengeführt wird. Sie können verschiedene Tokens der Workflow-Instanz jederzeit während des Prozesses wieder vereinigen. Jede Vereinigungs-Aktivität berechnet dynamisch, welche Tokens potenziell ausstehen, und wartet, bis die konfigurierte Anzahl von Tokens wieder eingetroffen ist. Im nächsten Beispiel sehen Sie den gleichen Prozess, aber nachdem die Finanz- und Verkaufsleiter die Genehmigung des Vertrags vorgenommen haben muss zusätzlich eine Fehlerprüfung von einem Prüfer vorgenommen werden. Die erste Vereinigungs-Aktivität berechnet dynamisch die ausstehenden Tokens und wartet auf Tokens von den Finanz- und Verkaufsleitern, bevor sie die Vereinigung vornimmt. Sie "weiß" außerdem, dass ein drittes Token erstellt wurde, um eine Aufteilung für den Geschäftsleiter durchzuführen, aber da es nicht möglich ist, dies zu vereinigen, wird es ignoriert. Dementsprechend überprüft die letzte Vereinigungs-Aktivität dynamisch die Anzahl möglicher Tokens, die noch ausstehen. Bei Verträgen unter 100.000 EUR "weiß" sie, dass sie nur auf das Token vom Prüfer zu warten hat, aber bei Verträgen über 100.000 EUR wartet sie SOWOHL auf den Token vom Prüfer ALS AUCH auf den Token vom Geschäftsleiter.
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Als Nächstes betrachten wir die Ausnahme-Vereinigung, die alle aktiven Aufteilungen aufhebt. Wenn zum Beispiel die andere Partei in der Vertragsverhandlung plötzlich die Verhandlungen abbricht, werden alle weiteren Aktivitäten bedeutungslos, und der Workflow sollte beendet werden. Wenn eine Ausnahme-Vereinigung ausgelöst wird, "sammelt" sie ALLE ausstehenden Tokens und vereinigt sie. Im Beispiel unten werden in dem Moment, in dem der Vertrag abgebrochen wird, ALLE aktiven Tokens im Prozess umgehend gesammelt und vereinigt. Dieses bedeutet, dass die Workflow-Aktivitäten aus der Workflow Inbox des Benutzers gelöscht werden und der Workflow mit der nächsten Aktivität (in unserem Fall die Beendigung des Workflows) fortfährt.
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Abschließend werfen wir einen Blick auf die Aktivität Aufspalten je Benutzer, die eine dynamische Zuweisung von Aufspaltungen während der Laufzeit ermöglicht. Beispiel: Anstatt einzelne manuelle Aktivitäten für jeden Manager zu erstellen, könnte eine Aufspaltung je Benutzer verwendet werden, die den Workflow basierend auf Benutzern aufteilt, die der manuellen Aktivität nach der Aufspaltung je Benutzer zugewiesen sind.
Im Beispiel unten wird der Vertrag an eine Aufspaltung je Benutzer geleitet, die automatisch den Workflow in die erforderliche Anzahl an Tokens gemäß der manuellen Aktivität aufteilt.
Es gibt nur eine Genehmigungsaktivität, aber jeder zugewiesene Benutzer erhält ein unabhängiges Token und kann auf die gleiche Weise an der Aktivität arbeiten wie bei der standardmäßigen Aufspalten-Aktivität. Sobald alle zugewiesenen Benutzer die Aktivität abgeschlossen haben, wird sie wieder vereinigt.Â
Es könnte auch eine Ausnahme-Vereinigung verwendet werden. Wenn dann ein Manager den Vertrag ablehnt, werden alle Tokens eingesammelt und die Aufteilung abgebrochen.
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1. Jede Aufspalten-Aktivität erfordert mindestens eine entsprechende Vereinigen-Aktivität. Im Beispiel unten ist keine Vereinigen-Aktivität definiert, weshalb diese Prozessdefinition ungültig ist.
2. Innerhalb einer Aufspaltung/Vereinigung ist es nicht zulässig, zur Aufspaltung oder zu einer Aktivität vor der Aufspaltung zurückzugehen. Solch eine Schleife könnte neue, unnötig erstellte Tokens zur Folge haben.
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Schleifen sind natürlich zulässig, aber sie müssen entweder innerhalb der Aufspaltung/Vereinigung oder komplett außerhalb davon liegen. Im Beispiel unten ist die Schleife von "Verify" (Überprüfen) zu "Send for Approval" (Zur Genehmigung senden) gültig, aber sie findet komplett außerhalb der Aufspaltung/Vereinigung statt.
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3. Zwei Vereinigungsaktivitäten können nie mit einem Übergang verbunden werden, da jede der beiden Vereinigungsaktivitäten darauf wartet, dass die andere zuerst fertig ist.
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Automatische Aktivitäten
Dies sind Aktivitäten, die ohne Benutzereingriff vom System ausgeführt werden. Es ist eine große Anzahl von Aktivitäten verfügbar, die viele typische Prozessvorgänge abdecken.
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