E-Mail ist ein unverzichtbares Kommunikationsmittel für Unternehmen.
E-Mail ermöglicht eine schnelle und effiziente Kommunikation über Abteilungen, Standorte und Zeitzonen hinweg und erleichtert die Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung. Darüber hinaus bieten E-Mails eine dauerhafte Aufzeichnung der Kommunikation, die leicht referenziert und durchsucht werden kann, so dass Unternehmen genaue Aufzeichnungen führen und die gesetzlichen Vorschriften einhalten können. In vielen Fällen sind E-Mails genauso wichtig wie alle anderen Dokumente, die Ihr Unternehmen verwaltet, und sollten auch so verwaltet werden.
Die Auswahl an Lösungen von Therefore™ macht E-Mails sicherer, nachvollziehbarer und zugänglicher. Die Nutzung von E-Mail-Informationen ist insofern kompliziert, als sie oft in verschiedenen Postfächern von mehreren Mitarbeitern in einem Unternehmen enthalten sind. Therefore™ gibt Ihnen die Werkzeuge an die Hand, um Ihre E-Mail-Informationen effizient zu verwalten, wichtige Korrespondenz sicher zu sichern und E-Mails mit relevanten Projekten und Aufbewahrungszeitplänen zu verknüpfen. Steigern Sie Ihre Produktivität, Sicherheit und Compliance mit den E-Mail-Management-Tools von Therefore™!
E-Mail-Verwaltung auf einen Blick
- Verwalten von E-Mail-Informationen als strategisches Gut
- Automatische Import- und Indizierungsmethoden verwenden
- Verknüpfung von E-Mails mit Workflows und Aufbewahrungsrichtlinien
- Nahtlose Integration mit Microsoft E-Mail-Lösungen
Szenarien
Bestimmte E-Mails müssen mit einem Projekt oder Dokument verknüpft werden oder sollen einen Dokumentenprozess starten.
E-Mails innerhalb eines bestimmten Postfachs sollten automatisch indiziert und in Therefore™ gespeichert werden.
“Ich möchte bestimmte E-Mails ad hoc speichern und verlinken”.
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Zielsetzung
Ein Benutzer möchte eine bestimmte E-Mail indizieren und in Therefore™ speichern und sie mit einem Projekt oder Arbeitsablauf verknüpfen. Der Benutzer ist nur daran interessiert, gelegentlich bestimmte E-Mails zu speichern.
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Lösungsbeispiel
Eine Anwaltskanzlei speichert und indiziert eine E-Mail, die einen bestimmten Rechtsfall betrifft, in Therefore™, indem sie die Schaltfläche “In Therefore™ speichern” in Outlook verwendet. Durch die Auswahl eines vorkonfigurierten Indexierungsprofils werden die Indexdaten automatisch extrahiert. Durch die Verwendung automatischer oder manueller Links und eindeutiger Bezeichner werden diese E-Mails mit anderen relevanten, bereits in Therefore™ gespeicherten Informationen verknüpft. So kann beispielsweise eine E-Mail über eine eindeutige Kundennummer mit einem Vertrag verknüpft werden.
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Lizenzierung
Es sind keine zusätzlichen Lizenzen erforderlich. Diese Funktionalität wird durch die Integration mit Microsoft Office und Indexierungsprofile bereitgestellt, die standardmäßig in allen Therefore™-Editionen enthalten sind.
“Ich möchte alle E-Mails in einem bestimmten Postfach automatisch speichern und verknüpfen”.
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Zielsetzung
Ein Unternehmen muss E-Mails aus einem bestimmten Postfach automatisch speichern und indexieren, damit sie sicher gespeichert und mit Dokumenten oder Workflows in Therefore™ verknüpft werden.
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Lösungsbeispiel
Ein Online-Formular sendet E-Mails an ein bestimmtes Postfach, und ein Unternehmen möchte diese E-Mails automatisch indizieren und in Therefore™ speichern, um einen Bestellvorgang zu starten. Dies wird mit einem Indexierungsprofil und dem Therefore™ Content Connector erreicht. Die Kategorie, in der die E-Mails gespeichert werden, ist mit einem Workflow verknüpft, der automatisch startet, wenn ein neues Dokument in der Kategorie gespeichert wird.
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Lizenzierung
Erfordert den zusätzlichen Erwerb einer Therefore™ Content Connector-Lizenz.
