Gestion des courriels
Les courriers électroniques sont un outil de communication indispensable pour les entreprises.
Les courriels permettent une communication rapide et efficace entre les services, les sites et les fuseaux horaires, facilitant ainsi la collaboration et la prise de décision. En outre, le courrier électronique constitue un enregistrement permanent des communications qui peut être facilement référencé et recherché, ce qui permet aux entreprises de tenir des registres précis et de se conformer aux exigences réglementaires. Dans de nombreux cas, il s'agit d'un enregistrement tout aussi important que n'importe quel autre document géré par votre organisation, et il devrait être géré de la même manière.
Les solutions proposées par Therefore™ rendent le courrier électronique plus sûr, plus traçable et plus accessible. L’exploitation des informations de messagerie est compliquée dans la mesure où elles sont souvent contenues dans différentes boîtes aux lettres de plusieurs employés au sein d’une organisation. Therefore™ vous donne les outils pour gérer vos informations de messagerie de manière efficace, sauvegarder en toute sécurité la correspondance critique et lier les courriels à des projets pertinents et à des calendriers de conservation. Boostez votre productivité, votre sécurité et votre conformité avec les outils de gestion des courriels de Therefore™ !
La gestion des courriels en un coup d’œil
- Gérer l’information sur les courriels comme un atout stratégique
- Utiliser des méthodes d’importation et d’indexation automatiques
- Lier les courriels aux flux de travail et aux politiques de conservation
- Intégration transparente avec les solutions de messagerie électronique de Microsoft
Scénarios
Certains courriels doivent être liés à un projet ou à un document, ou doivent lancer un processus documentaire.
Les courriels d’une certaine boîte aux lettres doivent être automatiquement indexés et sauvegardés dans Therefore™.
“Je souhaite enregistrer et lier des e-mails spécifiques de manière ponctuelle.”
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Objectif
Un utilisateur souhaite indexer et enregistrer un e-mail spécifique dans Therefore™ et le lier à un projet ou à un flux de travail. L’utilisateur n’est intéressé que par l’enregistrement occasionnel de certains e-mails sur une base ad hoc.
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Exemple de solution
Un cabinet d’avocats enregistre et indexe un courriel relatif à une certaine affaire juridique dans Therefore™ à l’aide du bouton “Enregistrer dans Therefore™” dans Outlook. Les données d’indexation sont automatiquement extraites en sélectionnant un profil d’indexation préconfiguré. En utilisant des liens automatiques ou manuels et des identifiants uniques, ces courriels sont liés à d’autres informations pertinentes déjà stockées dans Therefore™. Par exemple, un courriel peut être lié à un contrat à l’aide d’un numéro de client unique.
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Licences
Aucune licence supplémentaire n’est nécessaire. Cette fonctionnalité est fournie par les profils d’intégration et d’indexation de Microsoft Office, une fonctionnalité par défaut dans toutes les éditions Therefore™.
“Je veux enregistrer et lier automatiquement tous les courriels d’une certaine boîte aux lettres.”
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Objectif
Une entreprise a besoin d’enregistrer et d’indexer automatiquement les courriels d’une certaine boîte aux lettres afin qu’ils soient stockés en toute sécurité et liés à des documents ou à des flux de travail au sein de Therefore™.
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Exemple de solution
Un formulaire en ligne envoie des courriels à une boîte aux lettres spécifique, et une entreprise souhaite indexer et enregistrer automatiquement ces courriels dans Therefore™ pour lancer un processus de commande. Pour ce faire, elle utilise un profil d’indexation et le Therefore™ Content Connector. La catégorie dans laquelle les courriels sont enregistrés est liée à un flux de travail qui démarre automatiquement lorsqu’un nouveau document est enregistré dans la catégorie.
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Licences
Nécessite l’achat supplémentaire d’une licence Therefore™ Content Connector.
